Der Workflow organisiert die Bearbeitung der Dokumente von der Recherche bzw. Planung bis hin zur Belichtung und Datenweitergabe. Der Workflow organisiert die verschiedenen Arbeitsbereiche von NewsNT zur Produktion mit dem integrierten Editor- und Layout-Modul oder kann auch als Drehscheibe für den Einsatz von Adobe InDesign und Adobe InCopy eingesetzt werden.

So werden Dokumente neu angelegt bzw. von Musterformen oder Stehsatz übernommen, können in allen Details bearbeitet werden und werden so vollumfänglich verwaltet. Dazu dienen je nach Dokumentart unterschiedliche Inspektoren, in denen auch festgelegt werden kann, wie die Dokumente im Assistenten selektiert werden können und wie sie in den verschiedenen Produktionslisten zusammengefasst werden. Die Darstellung der Dokumente in den Produktionslisten erfolgt in übersichtlicher Form mit Ikonen, Farben und Text. In diesen Produktionslisten ist die Navigation in der üblichen Browser-Technik möglich. Für die Konfiguration der Benutzeroberfläche stehen umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Dokumente umfassen Daten, die unmittelbar für die Produktion benötigt werden, aber auch Daten, um den Gesamtablauf innerhalb der verschiedenen Schnittstellen zu unterstützen: beispielsweise Erscheinungsinformationen für das Anzeigensystem, Bildarchiv, Honorarsystem usw.

Über alle Dokumente ist auch eine Steuerung von Statusstufen und Terminen möglich. So wird die Planung gesteuert und die Produktionsüberwachung unterstützt. Der Produktionsfortschritt ist auch noch nachträglich in Form von verschiedenen Statistiken verfügbar. Die Freigabe für den nächsten Produktionsschritt erfolgt ebenfalls über den Workflow. Der Produktionsfortschritt kann auch über eine Weboberfläche von extern kontrolliert werden.

Wesentlicher Teil des Workflows ist auch die Ausgabe der Seiten-PDFs für die Print-Produktion, wo gleichzeitig externe Werkzeuge zur Prüfung und Komprimierung eingebunden werden. Genauso werden Produktionsdaten für weitere Schnittstellen wie E-Paper, Datenverkauf und Archive zur Verfügung gestellt. Das Beliefern der Schnittstellen sowie die gesamte Systemverwaltung erfolgen vollautomatisch.

Die Planung der Ausgabenstruktur erfolgt entweder gänzlich neu oder ausgehend von einer Vorlage. Dabei können Bücher bzw. Bünde, Panoramaseiten, Vererbungen (mit oder ohne S/W-Wechsel), Ressort- und Rubrikzuordnung, Farbplanung tagesaktuell geändert und Anzeigen vorplatziert oder direkt platziert werden. Es können einzelne Ausgaben aber auch komplexe Regionalausgaben geplant werden, wobei die Ausgaben mit einer umfangreichen Vererbungslogik über Mantel- oder Lokalseiten in direkten Bezug zur Region gebracht werden können. Durch die Möglichkeit von Teilseiten können diese in den Ausgaben unterschiedlich gemischt werden und so werden regional unterschiedliche Inhalte zur Verfügung gestellt. Ausgehend von der Ausgabenstruktur gibt es eine Terminplanung von der Seite bis zum einzelnen Dokument.

Neben der Planung einer Ausgabenstruktur direkt in NewsNT gibt es auch eine Schnittstelle zu anderen Planungssystemen, um von dort die Planungsdaten oder auch nur die Daten der Druckmöglichkeiten zu übernehmen. Wenn Druckvarianten übernommen werden, erfolgt im Planungsmodul von NewsNT im Rahmen der Bearbeitung eine automatische Prüfung auf diese Druckvarianten hin. Auch eine Übergabe der aktuellen Ausgabenstruktur an das Planungssystem der Druckerei oder ein Versenden via Mail ist gegeben.

Im Planungsmodul der Ausgabe werden durch Farbcodierung und grafische Aufbereitung der Produktionsfortschritt der Seiten auf einen Blick sichtbar gemacht – Redaktionsmonitor genannt. Für den Belichtungsmonitor ist ebenfalls eine farblich gestaltete Darstellung der Seite vorhanden, um für die Produktion den Status der verschiedenen Seitenbelichtungen zu zeigen bzw. auch eine gesammelte Belichtungsfreigabe durchzuführen. Neben diesen farbigen Seitenkennungen gibt es im Planungsmodul selbstverständlich auch eine Echtdarstellung der Seiteninhalte.

Das Layout-Modul von NewsNT steht auf allen Arbeitsplätzen zur Gestaltung von Seiten zur Verfügung. Mit Hilfe von Musterseiten, vorgegebenen Spalteneinteilungen und Seitenköpfen/-füßen und der einfach abänderbaren Spalteneinteilungen unterstützt NewsNT die Vorbereitung des Layouts. Artikel, Bilder oder Anzeigen werden aus Listen in NewsNT per Drag & Drop auf eine Seite platziert. Die Form der platzierten Dokumente richtet sich nach deren Spaltigkeit und Textmenge bzw. Höhenvorgabe (im Fall Layoutfirst). Bei mehrspaltigen Dokumenten werden automatisch die Spalten abgeglichen. Neben dieser Standardform können Dokumente stattdessen mit vorbereiteten Musterformen platziert werden.

Die Platzierung mehrerer Texte oder Anzeigen in einem Arbeitsschritt wird ebenfalls unterstützt, wenn gewünscht mit Spaltenabgleich oder automatischem Setzen von Rubrikköpfen. Bei der Platzierung von Bildern unterstützt NewsNT Drag & Drop aus dem Bildsystem, des Weiteren die Verwendung von Musterformen, die sich an die Bildgröße anpassen, sowie das „Freistellen“ von Bildinhaltsteilen.

Platzierte Artikel stehen auf allen Arbeitsplätzen zum Editieren in der platzierten Form zur Verfügung. Eine Über-/Untersatzanzeige und automatisches Durchschießen erleichtern dem Redakteur den Artikel komplett druckfertig zu erstellen. Das Editieren eines platzierten Dokuments ist natürlich auch im Layout-Modul möglich.

Durch einen hohen Grad an vordefinierten Automatismen können Seiten mit geringem Zeitaufwand gelayoutet werden.

Im System NewsNT ist ein vollwertiger WYSIWYG-Editor enthalten. Dieser erlaubt die integrierte Produktion von redaktionellem Text und von Anzeigen, ohne dafür Lizenzen für externe Programme zu benötigen. Eine vollständige intuitive mausgesteuerte Bedienung ist selbstverständlich. Für die effektive Erstellung von Texten und ihre Gestaltung steht aber für den geübten Benutzer auch eine tastaturzentrierte Bedienung zur Verfügung.

Um das Ziel einer konsistenten Gestaltung der Zeitung leicht zu erreichen, liegt dem Editor eine vom Benutzer konfigurierbare Satzdatenbank zugrunde. Hier können alle gewünschten Gestaltungen von Satzbreiten über Musterformen bis hin zu den Schriften ressortspezifisch vorgegeben werden. Die Trennungen werden automatisch einem pflegbaren Wörterbuch, dem Duden-Modul oder einem Trennalgorithmus entnommen. Der ästhetisch ansprechende Zeilenumbruch wird unter Berücksichtigung von unterschiedlich bewerteten Trennqualitäten und der Größe der Wortzwischenräume automatisch durchgeführt und kann auch über die Satzdatenbank parametriert werden.

Die Erfassung von Texten kann Textfirst oder Layoutfirst erfolgen. In der Variante Layoutfirst wird die Platzierung mit allen Gestaltungen aus unserem integrierten Layout-Modul direkt sichtbar, und es kann zeilengenau in die platzierte Form geschrieben werden. Hier ist auch das sofortige Austreiben der Zeilen innerhalb des Editors mit den Algorithmen des Layout-Moduls eingebunden.

Aber auch innerhalb des Editors sind alle benötigten Gestaltungsmöglichkeiten (Farben, Raster, Linien, etc.) gegeben. Über die Benutzerprofile kann gesteuert werden, welche Bearbeitungsmöglichkeiten dem Benutzer erlaubt sind.

Auch für Fotos und Logos ist eine vollständige Integration in das Gesamtsystem gegeben. Die Bilder können auch per Drag & Drop direkt aus Bildarchiven eingefügt werden. Auch für die Nachbearbeitung (Zoomen, Schneiden, Drehen, Textumlauf) stehen die passenden Werkzeuge zur Verfügung.

Für die Aufbereitung der grafischen Inhalte können die benötigten Adobe-Werkzeuge über Plug-in-Schnittstellen an NewsNT angebunden werden. Dadurch ist eine direkte Verwendung der Werkzeuge im Rahmen des Workflows von NewsNT gegeben.

Für die Gestaltung der Layout- und Textinhalte – vor allem im Bereich der Magazinproduktion – steht eine Integration mit Adobe InDesign und Adobe InCopy auf Script-Basis zur Verfügung.

In NewsNT können Bibliotheken, Layoutvorlagen und Artikelvorlagen für InDesign verwaltet und so für eine Produktionsoptimierung verwendet werden. Basierend auf der Ausgabenplanung in NewsNT können automatisiert die benötigten Layouts für InDesign erzeugt werden. Anzeigen und Bilder können direkt aus dem NewsNT-Workflow in den Layouts platziert werden. Textüberläufe können geprüft und grafisch dargestellt werden.

Die Definition von redaktionellen Aufgaben in InDesign ermöglicht im Verbund mit dem NewsNT-Workflow die Erfassung der Textinhalte mit InCopy. Sowohl die Layouts als auch die InCopy-Aufgaben sind vollinhaltlich in den NewsNT-Workflow eingebunden. Für die Silbentrennung und Rechtschreibprüfung kann das in NewsNT integrierte Lexikon verwendet werden. Über Artikelvorlagen können InCopy-Inhalte auch vorab erstellt und später auf einem Layout platziert werden.

Hinsichtlich der PDF- und Druckausgabe sowie der Belieferung weiterer Systeme (Online, Archive, Datenabnehmer) können alle Möglichkeiten von NewsNT genutzt werden.

Im Multimedia-Umfeld werden zunehmend Organisationsformen gewählt, die es ermöglichen, Inhalte mit einheitlichen Werkzeugen zu generieren, zentral zu verwalten und dem jeweiligen Ausgabemedium zur Verfügung zu stellen.

In NewsNT steht eine CMS-Anbindung zur Verfügung, welche die Bereitstellung der Inhalte aus dem Content-System für die Print-Ausgabe ermöglicht. NewsNT stellt dem CMS die benötigten Grundwerte für die Produktion (z. B. Publikationen, Ressorts oder Erscheinungstage) sowie alle Informationen für die in einer Druckausgabe benötigten Artikel zur Verfügung. Während der Inhaltserstellung im CMS ist bereits eine Vorschau auf die im Print-System definierte Artikelgestaltung möglich. Die Vorschau kann als HTML-Ansicht oder als detailgetreue Vorschau des Print-Artikels mit dessen Layoutform dargestellt werden. Auch Informationen über die erwartete Textmenge werden bereitgestellt.

Nach dem Export des Artikels über die Print-Schnittstelle wird der Inhalt für die speziellen Erfordernisse des Layouts weitestgehend automatisiert aufbereitet. Danach können in NewsNT noch notwendige gestaltungstechnische Anpassungen für das Seitenlayout vorgenommen werden. Statusänderungen des Artikels im NewsNT-Workflow werden an das CMS-System rückgemeldet, somit kann auch der Workflow im CMS nach den Gegebenheiten in der Print-Produktion ausgerichtet werden.

Trotz gleichzeitiger Anbindung verschiedener kommerzieller Anzeigensysteme zeigt NewsNT die Anzeigen einheitlich - den organisatorischen Bereich, die Anzeigenproduktion und die Platzierung betreffend. NewsNT zeigt den vollständigen Anzeigenumfang für eine Produktion inklusive der notwendigen Statusinformation zu jeder Anzeige.

Für die Produktion der Anzeigen bietet NewsNT verschiedene Möglichkeiten, je nach Kundenerfordernis. Das Editor-Modul von NewsNT ermöglicht die rasche Gestaltung von Anzeigen durch die Verwendung von Mustervorlagen. Alternativ stehen als Gestaltungswerkzeug Adobe InDesign oder Adobe Illustrator zur Verfügung, die in NewsNT integriert sind. Anzeigeninhalte von Fremdsystemen werden automatisiert überprüft und übernommen. Dabei unterstützt ein Statusstufenkonzept bei der Erkennung von Abweichungen bei den kommerziellen Vorgaben. Den Anzeigenworkflow von NewsNT rundet ein Korrekturabzug bzw. ein Belegversand ab.

Für die Seitenproduktion stehen in NewsNT als Werkzeug das Layout-Modul von NewsNT oder Adobe InDesign zur Auswahl. Mit beiden Werkzeugen wird auch das Platzieren von Anzeigen unterstützt. Das Layout-Modul ermöglicht darüber hinaus die Platzierung mehrerer Anzeigen, sowie eine automatische Rubrikkopfplatzierung. Für ein hohes Anzeigenaufkommen steht der Anzeigenumbruch der ClassWizard DispoCloud als integriertes Werkzeug zur Verfügung. Alle Anzeigen samt Platzierungsvorgaben und die Zeitungsstruktur werden der DispoCloud bereitgestellt, umbrochene Seiten bzw. Teilseiten werden samt der Platzierungsinformation rückübernommen. Auch von anderen Anzeigenumbruchsystemen werden umbrochene Anzeigenseiten automatisiert übernommen. Damit stehen für die Belichtung der Zeitung bzw. nachgelagerter Exporte alle Seiteninformationen zur Verfügung.

Durch laufende Rückmeldungen für Größen bzw. eine Gesamtmeldung aller erschienenen Anzeigen an das kommerzielle Anzeigensystem liefert NewsNT die Grundlage für die Fakturierung.

Das System NewsNT ist offen für eine Vielzahl von Importquellen. Bilddaten in diversen Formaten (JPEG, TIFF, EPS, PDF) können nach NewsNT importiert werden, entweder direkt oder über den Bildworkflow. Im Bereich der Agenturen sind die Formate IPTC, NewsML und NewsML-G2 vorgesehen. Über eine detaillierte Parametrierung kann eine Vereinheitlichung der Daten und eine automatische Weiterleitung zum passenden Ressort vorgegeben werden. So entstehen vorformatierte Zeitungsartikel, fertig zum Redigieren.

Zum automatisierten und redundanten Import aus Hot-Foldern steht das Programm NewsXmlImport zur Verfügung. Es überwacht die Inputpfade und unterwirft die eingehenden Dateien einer XML-Transformation. Das Ergebnis führt dann wieder zu einem vorformatierten Zeitungsartikel.

Es können aber auch Spezialformate wie CSV mit umgesetzt werden. Durch diesen variablen Ansatz ist der Import einer Vielzahl von Daten (Sportergebnisse, Veranstaltungsdaten, Börsendaten, vorformatierte Texte aus Fremdsystemen) abgedeckt.

Für den Export stellt NewsNT sehr detaillierte XML-Formate für Textinhalt und Gestaltung, Seitenflächen und Zeitungsstruktur zur Verfügung. Um diese Formate an die Anforderungen des Empfängers anzupassen werden XML-Transformationen eingesetzt. Das Programm NewsXmlExport führt diese Transformationen (auch mehrstufig) durch und stellt die Daten über Ordner, ZIP oder FTP zur Verfügung. Damit können Archive, Online-Systeme, E-Paper-Systeme, sonstige Datenabnehmer oder auch Fremdsysteme mit Daten versorgt werden.

Bildarchive haben ein umfangreiches Datenmaterial zu Bildern und Logos gespeichert, das teilweise auch in der Print-Ausgabe verwendet wird, wofür es meist einer speziellen Aufbereitung bedarf. Dafür wird zwischen NewsNT und dem jeweiligen Bildarchiv die für den Anwender bestmögliche Arbeitsform verwendet.

Im einfachen Fall bedeutet dies, dass die notwendigen Daten über eine Importschnittstelle übernommen werden. Im optimalen Fall kann zwischen dem Bildarchiv und NewsNT ein Bild oder Logo mittels Drag & Drop auf eine Seite oder in einen Text platziert werden. Dabei können dann noch die Schnittinformationen geändert werden, wobei der Bildausschnitt auch noch später in NewsNT verändert werden kann. Durch diese enge Schnittstellentechnik verschwinden die Grenzen zwischen den verschiedenen Applikation und erlauben auch jeweils die Stärken des jeweils anderen Systems, beispielsweise die Recherchemöglichkeiten im Bildarchiv, direkt zu nutzen. Abhängig von der Arbeitsweise wird von NewsNT der Verwendungsnachweis der Bilder unmittelbar oder nach Produktionsablauf an das Bildarchiv gemeldet.

Generell steuert NewsNT verschiedene Bildbearbeitungssysteme an, um eine optimale Aufbereitung der Bilder hinsichtlich Farbräume und Auflösungen für das Ausgabemedium zu erreichen. Die Ansteuerung der Bildbearbeitung unterstützt eine manuelle oder eine vollautomatische Bearbeitung.

Zumeist liegt die Verantwortung über die Honorare im Bereich der Redaktion. Weiters sind die tatsächlichen Produktionsdaten über die Texte im redaktionellen System NewsNT vorhanden. Daher können verschiedene Abrechnungsarten (Pauschalen, Zeilen usw.) gewählt werden, um den unterschiedlichen Bedarf abzudecken. Diese Abrechnungsarten können ressortweise oder autorenweise vordefiniert werden. Auf der Basis der tatsächlichen Höhen und der verschiedenen Abrechnungsarten wird dann der entsprechende Honorarvorschlag zur Bearbeitung vorgeschlagen und kann nachbearbeitet werden. Dann werden die Daten an das kommerzielle Honorarsystem gemeldet, damit die eigentliche Auszahlung stattfinden kann.

Abhängig vom kommerziellen Honorarsystem können auch Autoren von dort übernommen werden bzw. wird der Belegversand oder auch der Rechnungsversand an den Autor direkt von NewsNT vorgenommen.

Für weltweit tätige Korrespondenten sind verschiedene Arbeitsmöglichkeiten vorgesehen. Dies betrifft die Art der Verbindung, aber auch das Erfassungsprogramm.

Bei der Verbindungsart kann beispielsweise über eine Citrix-Verbindung direkt online gearbeitet werden, oder es kann auch offline ohne direkte Verbindung gearbeitet werden. In diesem Fall wird NewsNT als lokale Version verwendet und die Texte werden auf digitalem Weg via Mail oder FTP übermittelt.

Für die Texterfassung können strukturierte Texte eines anderen Erfassungsprogrammes mittels Mechanismen der Konvertierung übernommen werden. Mit der Übermittlung nach NewsNT wird durch die verschiedenen Übernahmemöglichkeiten eine für die Print-Ausgabe angepasste Gestaltung des Textes gewährleistet. Dabei ist es auch möglich, den Text direkt in eine vorbereitete Artikelform, die sich aus Layout bzw. Ressortvorgaben ergibt, zu übernehmen. So ist der höchste Grad der Automatisierung für die Produktionsfreigabe gegeben.